Contrato de Encargo de Tratamiento de Datos

Este documento regula el tratamiento de datos personales de terceros —clientes, compradores, empleados, pacientes, proveedores o residentes— que el Cliente incorpora a los sistemas provistos por ConsultIA®. Forma parte integrante del Contrato de Licencia de Uso y aplica a todo cliente que utilice un sistema de ConsultIA® con datos de personas distintas de él mismo.

1. Partes

Responsable: el Cliente que contrata cualquier sistema o servicio de ConsultIA® y carga en él datos de terceros.

Encargado: ConsultIA®, representada por Carlos Javier Coffer Espinoza, C.I. V-12.853.725, domiciliada en Maracay, estado Aragua, Venezuela.

2. Objeto y alcance

ConsultIA® tratará datos personales de terceros únicamente en la medida en que sea necesario para: alojar, operar, mantener, actualizar y respaldar los sistemas contratados; prestar soporte técnico; y corregir fallas. Cualquier otro tratamiento requiere instrucción escrita del Cliente.

3. Datos y personas afectadas

Si el Cliente decide tratar datos sensibles (por ejemplo, información de salud de pacientes), debe informarlo por escrito antes de cargarlos, para acordar las medidas reforzadas de seguridad que correspondan.

4. Obligaciones de ConsultIA® como encargado

• Tratar los datos solo por cuenta del Cliente y conforme a sus instrucciones documentadas.
• No usar los datos para fines propios: no los vende, no los cede, no los explota comercialmente, no los usa para entrenar modelos ni para publicidad.
• Guardar confidencialidad absoluta, y extender esa obligación a todo su personal y colaboradores.
• Aplicar medidas de seguridad razonables: control de accesos por rol, contraseñas cifradas, conexiones cifradas, consultas con sentencias preparadas, respaldos periódicos y registro de operaciones.
• Acceder a los datos solo cuando sea necesario para soporte o mantenimiento, y con conocimiento del Cliente.
• Notificar al Cliente sin demora, y en un plazo máximo de setenta y dos (72) horas desde que lo detecte, cualquier incidente de seguridad que afecte datos personales, indicando qué ocurrió, a quiénes afecta y qué medidas se tomaron.
• Asistir al Cliente cuando una persona ejerza sus derechos de acceso, rectificación o supresión, y cuando el Cliente deba responder ante una autoridad.
• Devolver o eliminar los datos al terminar el servicio, según lo indique el Cliente.

5. Obligaciones del Cliente como responsable

• Recoger los datos con base legal válida (consentimiento, contrato u obligación legal) y por medios lícitos.
• Informar a las personas afectadas qué datos recoge, para qué y que utiliza un proveedor tecnológico para procesarlos.
• Cargar únicamente los datos necesarios para la finalidad declarada.
• Mantener actualizados los datos y atender los derechos de los titulares.
• Administrar responsablemente los usuarios y permisos del sistema, y no compartir credenciales.
• Responder frente a los titulares y ante las autoridades por las finalidades que él mismo definió.

6. Subencargados

ConsultIA® puede apoyarse en proveedores de infraestructura (hosting, correo del dominio, servicios de respaldo) para prestar el servicio. Estos proveedores quedan obligados por escrito a las mismas condiciones de confidencialidad y seguridad. ConsultIA® informará al Cliente si incorpora o sustituye un subencargado que trate datos personales, y responde ante el Cliente por la actuación de sus subencargados.

7. Ubicación de los datos y transferencias

Los datos pueden alojarse en servidores ubicados en Venezuela o en el exterior, según la infraestructura contratada. Cuando estén fuera del país, la transferencia se realiza bajo compromiso contractual de confidencialidad y con medidas de seguridad equivalentes a las descritas en este documento. El Cliente puede solicitar en cualquier momento información sobre la ubicación efectiva de sus datos.

8. Derechos de los titulares

Las solicitudes de acceso, rectificación o supresión que reciba ConsultIA® directamente de un titular serán remitidas al Cliente, que es el responsable de atenderlas. ConsultIA® prestará la asistencia técnica necesaria: exportar, corregir o eliminar registros según lo que el Cliente instruya.

9. Auditoría

El Cliente puede solicitar, una vez al año y con quince (15) días de aviso, información razonable sobre las medidas de seguridad aplicadas a sus datos. ConsultIA® entregará la documentación correspondiente, preservando la confidencialidad de la información de otros clientes.

10. Duración y destino final de los datos

Este encargo dura lo mismo que el contrato o licencia principal. Al terminar, el Cliente dispone de treinta (30) días para solicitar la exportación completa de su información. Vencido ese plazo, ConsultIA® eliminará los datos de sus sistemas activos, salvo aquellos que deba conservar por obligación legal, que permanecerán bloqueados y sin uso hasta que prescriba dicha obligación.

11. Responsabilidad

Cada parte responde por el incumplimiento de sus propias obligaciones. El Cliente mantendrá indemne a ConsultIA® frente a reclamaciones derivadas de datos recogidos sin base legal, de finalidades definidas por el Cliente o de instrucciones suyas contrarias a la ley. ConsultIA® responde por los daños derivados de tratar los datos fuera de las instrucciones recibidas o de incumplir las medidas de seguridad comprometidas.

12. Ley aplicable

Este contrato se rige por las leyes de la República Bolivariana de Venezuela, y toma como referencia técnica los estándares del Reglamento General de Protección de Datos europeo (RGPD) cuando participen titulares ubicados en el exterior. Las controversias se someterán a los tribunales competentes de Maracay, estado Aragua.